Confira os principais tópicos sobre o projeto UnBDigital e seu impacto nas rotinas da Universidade de Brasília.
Para que um documento seja assinado na minha unidade e em outra unidade é preciso colocar em um Bloco de Assinaturas?
Resposta: Sim. Sua unidade tem a opção de assinar ou não o documento. Caso ele não seja assinado na sua unidade, ele será considerado como uma minuta. Para que outra unidade possa assinar o documento, é necessário coloca-lo em um Bloco de Assinatura, disponibilizando-o para a outra unidade. Caso necessário, avise a outra unidade de que existem documentos a serem assinados.
Posso atribuir processo para uma pessoa de outra unidade?
Resposta: Não. Só é possível atribuir processos para pessoas que estão habilitadas para a sua unidade.
Não consigo enviar um documento por correio eletrônico/e-mail pelo SEI, o campo "De:" (remetente), não está habilitado. Como devo proceder?
Resposta: Nesse caso, é necessário fazer uma solicitação à Diretoria de Procerssos Organizacionaispelo próprio SEI (encaminhar o processo para a unidade DPO / DPR), informando o e-mail da unidade e a sigla da unidade no SEI para habilitção do email.
Não tem meu cargo para assinar os documentos, o que fazer?
Resposta: É necessário solicitar a habilitação da assinatura do seu cargo ao Decanato de Gestão de Pessoas pelo próprio SEI, informando quais são os cargos faltantes e a sigla da unidade no SEI para a qual o cargo deverá ser atribuído.
É possível colocar em ordem alfabética os nomes dos usuários na ferramenta "atribuição de processo"?
Resposta: Não. O sistema organiza os servidores e colaboradores automaticamente, tendo como critério a ordem numérica ou alfabética dos usuários da unidade, dependendo se eles utilizam o CPF, e-mail ou número de matricula.
Meu usuário de acesso ao SEI é meu CPF, mas gostaria de alterar, é possível?
Resposta: Sim. Faça uma solicitação ao Decanato de Gestão de Pessoas pelo próprio SEI. Seu novo usuário poderá ser sua matrícula ou seu e-mail.
Como acessar o SEI?
Resposta: Seguem os links para orientação de como acessar o SEI:
- Como acesso o Sistema?
- Caso eu ainda não tenha um usuário e uma senha, como devo proceder?
- Caso eu esqueça a minha senha, como faço para recuperá-la?
- Caso eu não consiga recuperar a senha, como devo proceder para cadastramento e recuperação do e-mail?
Estagiários, bolsistas e outros colaboradores podem acessar o SEI?
Resposta: Sim. Segue o link para orientação de como cadastrar os colaboradores para uso do SEI:
Qual tipo de processo devo utilizar?
Resposta: As orientações para escolha do tipo de processo a ser utilizado estão disponíveis no Manual de Gestão de Documentos da FUB, disponível no link: http://www.arquivocentral.unb.br/images/Manual/manual_gestao_documentos_atualizado.pdf
Quais são os Canais de Atendimento ao Usuário do SEI na UnB?
Resposta: O usuário do SEI na UnB tem várias possibilidades de acesso à informações e de apoio às dúvidas e dificualdades no uso do SEI. Está disponível o Guia Prático do SEI na UnB e o Ambiente de Treinamento. Além dessas ferramentas, o usuário também pode entrar em contato direto com os gestores do sistema, para saber mais sobre os canais de atendimento ao Usuário do SEI na UnB, acesse o link: http://unbdigital.unb.br/index.php?option=com_content&view=article&layout=edit&id=488.
Quais tipos de processo são eletrônicos?
Resposta: Todos processos e documentos, criados a partir da entrada do SEI em produção, devem ser iniciados e tramitados exclusivamente em meio eletrônico. Além disso, todos os documentos ou processos em papel que precisarem ser tramitados deverão ser digitalizados para que passem a tramitar em meio eletrônico.
Quanto custa o SEI para a UnB?
Resposta: O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e é considerado um software de governo. Nesse contexto, o SEI é um sistema voltado para o setor público e é cedido gratuitamente para as instituições públicas, mediante acordo de cooperação com o TRF4.
O SEI possui automação de fluxo de trabalho (workflow)?
Resposta: Não. Porém, essa é uma característica bastante positiva do sistema, já que isso permite que o SEI se adapte facilmente a diferentes contextos e instituições. O SEI proporciona a realização de um eficiente fluxo de trabalho de forma inovadora, já que não é mais necessário que o processo tenha um fluxo linear. Isso quer dizer que um mesmo processo pode ser acessado por diferentes unidades simultaneamente, o que gera maior produtividade e redução de prazos. Isso permite uma implantação mais simples e rápida do SEI nas instituições.
O que aconteceu com o UnBDoc?
Resposta: O UnBDoc foi desativado para o registro de novos documentos e processos. O sistema ficará disponível apenas para consulta.
O que precisa ser digitalizado?
Resposta: É importante salientar que a prioridade não é a digitalização de documentos e processos. O que se pretende incentivar com a adoção do SEI na UnB é que se passe a produzir documentos nato-digitais, ou seja, documentos já nascidos em meio eletrônico. Porém, no caso de processos e documentos que já foram produzidos em papel e que precisam ser tramitados, é necessário que se providencie a digitalização para possibilitar sua inserção no sistema. A partir desse momento, toda a tramitação deverá ser realizada pelo SEI.
Quem vai realizar a digitalização de processos e documentos na UnB?
Resposta:Todas as unidades da UnB poderão providenciar a digitalização de seus documentos e a inserção desses documentos no SEI, desde que tenham disponíveis:
O que faço com a documentação em papel que minha unidade digitalizou e já inseriu no sistema?
Resposta: No Campus Darcy Ribeiro, todos os documentos e processos digitalizados e inseridos no sistema deverão ser encaminhados à unidade de protocolo para o tratamento e arquivamento da documentação. Nos outros Campi da UnB, os documentos deverão ser arquivados na própria unidade. É importante lembrar que nenhum documento digitalizado poderá ser eliminado pelas unidades da UnB.
Os sistemas já utilizados na UnB serão substituídos pelo SEI?
Resposta: Não. O SEI substituirá somente o UnBDoc, já que é um sistema que trata apenas da tramitação de documentos. Os sistemas já utilizados por cada unidade deverão continuar em utilização e, quando for necessário tramitar documentos produzidos por esses sistemas, esses documentos deverão ser transformados em PDF para que possam compor processos no SEI. A partir desse momento, poderão continuar seu trâmite normal em meio eletrônico.
Como foi feita a capacitação dos servidores?
Resposta: A Comissão para Implantação do SEI na UnB, em parceria com a Coordenadoria de Capacitação (PROCAP), em uma primeira leva, ofereceu 65 turmas de capacitação a servidores com foco na operação do novo sistema, totalizando 1278 servidores inscritos. Além disso, foram oferecidas turmas semanais até o fim do ano de 2016 para atender à constante demanda de capacitação dos servidores.
As ações tiveram o objetivo de promover o bom funcionamento do SEI e a adaptação do sistema à realidade da instituição, de forma a possibilitar o alcance dos resultados positivos esperados.