No início do mês de agosto, os servidores Edmilson Cosme e Rodrigo de Freitas, membros da Comissão de Implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UnB, foram a Curitiba prestar orientação à equipe da Universidade Federal do Paraná (UFPR), que trabalha para adotar o sistema até o fim de 2016.

Primeira Instituição Federal de Ensino Superior (IFES) a utilizar o SEI em todos os seus processos internos, a Universidade de Brasília tem auxiliado entidades similares que atualmente estão em fase de implantação do sistema.

“Recebemos mensagens de instituições do Ceará, de Minas Gerais, do Rio de Janeiro, do Rio Grande do Sul, perguntando sobre nossa experiência, querendo saber o que fizemos e quais as dificuldades que tivemos”, conta a vice-presidente da Comissão de Implantação, Julia Soier.

Em resposta a essas demandas, tabelas de processos com formatos padronizados para as IFES, por exemplo, foram disponibilizadas publicamente pela equipe do UnBDigital. São documentos desenvolvidos na UnB, mas que têm utilidade para outras universidades.

“Fomos os primeiros a implantar, então desenvolvemos muitas coisas que podem ser compartilhadas integralmente, até mesmo para reduzir o prazo de implantação nessas instituições”, explica Julia.

CURITIBA – No caso específico da UFPR, o Ministério do Planejamento (MP) foi procurado para ministrar o curso. Por meio da Escola Nacional de Administração Pública (ENAP), o órgão é responsável pela realização de treinamentos nas instituições que aderem ao Processo Eletrônico Nacional (PEN).

No entanto, devido a uma grande procura, o Ministério não tinha disponibilidade para oferecer o apoio. Nesse momento surgiu o convite à UnB, que trabalha com o SEI desde o mês de maio.

“Ficamos reticentes, pois não tínhamos certeza se nosso termo de cooperação permitia esse tipo de atuação”, conta Julia. “Então a própria UFPR nos colocou em contato com o Ministério do Planejamento e fomos autorizados a realizar o curso”. 

No dia 5 de agosto, representantes da Universidade Federal do Paraná, da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR) e da Escola de Administração Fazendária no Paraná (ESAF), receberam os servidores da UnB para ter contato inicial com a plataforma.

“A ideia era oferecer treinamento para a ferramenta, nos módulos de usuário e de administrador, mas na prática também prestamos consultoria. Houve muito interesse na nossa vivência, em saber se implantamos o sistema em todos os processos e como estão funcionando nossos setores de arquivo e protocolo, por exemplo”, destacou o analista de Tecnologia da Informação Edmilson Cosme.

PALESTRAS – Além dessa primeira experiência como instrutores de implantação do SEI, os servidores da UnB envolvidos no projeto têm realizado palestras para falar sobre as mudanças na tramitação dos processos da Universidade nos últimos meses.

O próximo evento em que a Comissão de Implantação estará presente é o Fórum Nacional de Pró-Reitores de Administração e Planejamento (FORPLAD), que acontece entre os dias 24 e 26 de agosto, em Macapá.